Dichiarazioni e adempimenti

Certificazione unica 2017, tutte le regole (e le date) per la conservazione sostitutiva

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

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Riprendiamo l’argomento conservazione digitale dei documenti (conosciuta anche come «conservazione sostitutiva») - già affrontato la scorsa settimana - per provare a rispondere ad alcune richieste di chiarimenti giunte nel frattempo in relazione ai termini di conservazione della Certificazione unica 2017, modello che viene predisposto sia dai commercialisti sia dai consulenti del lavoro, in qualità di intermediari fiscali.

Le richieste di chiarimenti giungono in questi giorni anche perché siamo a ridosso di quello che apparentemente (ma non correttamente, come vedremo più avanti) potrebbe essere considerato il termine ultimo per effettuare la conservazione dei modelli certificazione unica 2017, ovvero terzo mese successivo al 7 marzo 2017, scadenza per la trasmissione telematica del modello all’agenzia delle Entrate (articolo 3, comma 3, del Dm 17 giugno 2014).

I termini di predisposizione e invio della Certificazione unica 2017
Quello del 7 marzo 2017 - tra l’altro - è solo uno dei vari termini, perché in realtà sulla certificazione unica 2017 -come peraltro per le precedenti annualità - le scadenze sono varie e differenziate: infatti anche quest’anno, in data 3 marzo 2017, l’agenzia delle Entrate ha diramato un apposito comunicato stampa nel quale ha ribadito che «la trasmissione delle certificazioni uniche che non contengono dati da utilizzare per la dichiarazione precompilata (come ad esempio redditi esenti o non dichiarabili con il modello 730) può avvenire anche oltre il 7 marzo senza l’applicazione di sanzioni, purché entro il termine di presentazione dei quadri riepilogativi (ST, SV, SX, SY) del modello 770. Si tratta di un chiarimento fornito in passato dall’Agenzia con le circolari 6/E del 2015 e 12/E del 2016, valido anche quest’anno - per la prossima scadenza per l’invio della certificazione unica – in continuità con quanto in precedenza precisato e tenuto conto delle esigenze di semplificazione degli adempimenti degli operatori connessi alla trasmissione di tale documento».

Peraltro quanto sopra riportato si riferisce alla trasmissione telematica delle certificazione unica 2017 all’agenzia delle Entrate: esiste infatti un ulteriore termine, che è quello per la consegna del modello al percipiente, fissato al 31 marzo 2017.

Un dedalo di date che apparentemente renderebbe complessa l’individuazione del termine ultimo per effettuare la conservazione digitale dei modelli certificazione unica 2017 da parte degli intermediari e dei sostituti d’imposta. Ma in realtà non è così, in quanto nessuna delle date sopra indicate ha a che fare con il termine di conservazione digitale.

I termini della conservazione digitale della Certificazione unica 2017
Per quanto riguardala conservazione digitale, rimangono valide tutte le considerazioni già fatte la scorsa settimana, che possiamo semplicemente contestualizzare con riferimento ai modelli certificazione unica 2017.

Occorre fare la seguente distinzione tra:
■la conservazione fatta dal sostituto d’imposta, in relazione alle certificazione unica 2017 da lui predisposte;
■la conservazione fatta dall’intermediario (commercialista o consulente del lavoro), in relazione alla copia intermediario dei documenti fiscali dei propri clienti.

Qualora, quindi, la conservazione sia posta in essere dal contribuente in relazione ai propri documenti fiscali si ricorda che, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del Dm 17 giugno 2014 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del Dl 357/1994), la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. In altre parole, il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per le certificazione unica di certificazione unica. Quindi per il contribuente la Certificazione unica 2017 relativa al 2016, predisposta a marzo 2017, va conservata entro il terzo mese dalla presentazione del modello Redditi 2017 (relativo al 2016), quindi entro il 31 dicembre 2017.

In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile. Qualora, invece, la conservazione venga effettuata dall’intermediario in relazione alla copia intermediario dei documenti fiscali dei propri clienti, il puntamento è fatto alla dichiarazione dei redditi dell’intermediario stesso relativa al periodo di imposta nel quale è effettuata la produzione del documento. Quindi per l’intermediario la certificazione unica 2017 relativa al 2016, predisposta a marzo 2017, va conservata entro il terzo mese dalla presentazione del modello Redditi 2018 (relativo al 2017) dell’intermediario, quindi entro il 31 dicembre 2018.

Tali indicazioni sono state fornite direttamente dall’agenzia delle Entrate, inizialmente con la risoluzione 298/2007 nella quale è stata esplicitata la distinzione tra la conservazione posta in essere direttamente dal contribuente e quella effettuata dall’intermediario fiscale per la propria copia, e più recentemente con la risoluzione 46/2017 nella quale è stato chiarito che il riferimento temporale da prendere in considerazione per la determinazione del termine ultimo di conservazione è sempre e comunque quello della dichiarazione dei redditi, qualunque sia il documento da conservare.

Per concludere, ribadiamo quanto già affermato la scorsa settimana: la conservazione è un obbligo di legge, ma anche e soprattutto una necessità operativa. Nel caso di controversie con la pubblica amministrazione, ma talvolta - purtroppo - anche con il proprio cliente, avere una copia di tutta la documentazione è indispensabile. Così com’è indispensabile che tale documentazione sia rapidamente accessibile e al sicuro e non sia semplicemente posizionata - indifesa da attacchi virali (come ci hanno insegnato le ultime esperienze con i vari CryptoLocker) e spesso irreperibile (quando ci serve davvero, non la troviamo mai) - su una cartella del disco di rete o sul Pc. L’adozione del processo di conservazione digitale, ci garantisce che i dati siano sempre disponibili e siano utilizzabili con piena validità legale nei confronti dei terzi, in quanto firmati e marcati con strumenti informatici adeguati.

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