Dichiarazioni e adempimenti

Fatture emesse e ricevute, slalom per l’invio dei dati

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

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FContenuto esclusivo QdF

Sta per concludersi lo sviluppo delle procedure informatiche per l’invio dei “dati fatture”, da parte delle software house. Dalla scorsa settimana i produttori hanno iniziato a rendere disponibili per i propri clienti i primi aggiornamenti necessari per la gestione dei dati e per la derivazione degli stessi dagli applicativi di contabilità ordinaria, semplificata e professionisti. Nel frattempo sono ancora in corso le prove di laboratorio (test) di generazione e di trasmissione vera e propria dei file Xml al Sistema di interscambio (Sdi). Un’attività tutt’altro che banale che sta creando non poche difficoltà ai tecnici. Alcune software house, poche per la verità, che hanno già concluso tali attività (per quello che era possibile) e che hanno deciso di rilasciare in anticipo le procedure di predisposizione e di invio dei file telematici Xml, hanno tuttavia dovuto avvisare i propri clienti che al momento sussistono alcuni problemi tecnici noti e non ancora risolti al Sistema di interscambio, che potrebbero creare alcune difficoltà in sede di trasmissione (fra questi l’attuale mancato adeguamento alle indicazioni contenute nella risoluzione 87/E/2017 , che sarà effettuato fra fine luglio e i primi di agosto). Proviamo a fare un quadro un po’ più preciso della situazione, che è comunque in continuo divenire.

I dati da trasmettere
Partiamo dalla base dati. Va premesso che, a differenza del vecchio Spesometro che abbiamo trasmesso fino allo scorso aprile, in questo caso il numero dei dati da trasmettere è enormemente più alto.
I dati da trasmettere, per ciascuna fattura, sono tutti quelli anagrafici del cliente e del fornitore (denominazione, indirizzo, ecc…, con alcune semplificazioni introdotte dalla risoluzione 87/E/2017) ed eventualmente quelli del rappresentante fiscale o della stabile organizzazione (se presenti in fattura) e del riepilogo Iva. Non vanno invece comunicati i dati del corpo della fattura, in quanto questo adempimento ha esclusivamente finalità di costituzione della base dati per le attività di controllo, per cui all’agenzia delle Entrate è sufficiente il riepilogo Iva.
A coloro che vogliono approfondire la tematica, non possiamo che suggerire la lettura del documento “Xml+dati+fattura.xls” presente sul sito internet dell’agenzia delle Entrate .

Si tratta di fatto dell’unico documento che si presenta in un formato comprensibile a tutti, in cui ciascun “elemento” è identificato con la formattazione tipica della sintassi Xml, ovvero con numero-campo , per cui si ha una completa riconducibilità dei campi del file Xml che verrà generato dalle procedure informatiche (il che permette una più agevole comprensione dei controlli).

La lettura di tale documento non deve spaventare: è vero che bisogna prima fare un po’ di apprendistato per capirne e assimilarne la struttura, ma dopo il tutto risulterà molto più chiaro. Aprendolo e scorrendolo, avremo immediatamente la percezione della quantità di dati che esso descrive. Sono infatti presenti 173 elementi, contenuti all’interno di quattro blocchi (di colore blu). Non tutti gli elementi sono da compilare, in quanto alcuni di questi fungono da contenitore, tuttavia il numero delle informazioni ivi contenute è davvero importante.

Ci sono poi ancora due considerazioni che possiamo fare in questa sede:
■dalla lettura della colonna “L” si può immediatamente comprendere che i blocchi Dte (fatture emesse), Dtr (fatture ricevute) e Ann (annullamento) sono alternativi, per cui è subito chiaro che dovremo trasmettere almeno un file per le fatture emesse e uno distinto per le fatture ricevute;
■dalla lettura delle colonne “P” e “Q” si può subito intuire la complessità dei controlli che verranno effettuati in sede di accoglimento, la presenza di incongruenze anche in riferimento a una sola fattura comporta, nella generalità dei casi, lo scarto dell’intera fornitura.

Le incongruenze
La verifica delle incongruenze rappresenta sicuramente l’attività più gravosa dell’adempimento. Peraltro, a differenza di tutti gli altri adempimenti dell’Agenzia delle entrate, non è previsto il rilascio da parte dell’agenzia delle Entrate dei controlli Sogei, né in versione installabile, né integrabile con le procedure delle software house, perlomeno in riferimento alla scadenza del primo semestre 2017. È vero che esiste una modalità di controllo (esclusivamente web!) accessibile dal portale «Fatture e corrispettivi», ma il suo utilizzo è improponibile in presenza di una mole così rilevante di dati).

Come AssoSoftware non possiamo che auspicare un cambio di rotta da parte dell’agenzia delle Entrate che porti alla realizzazione dei controlli Sogei (chiaramente anche in versione integrabile), in subordine almeno un abbassamento del livello dei controlli fino a quando non saranno resi disponibili i suddetti controlli Sogei. Al momento tale attività non è però a piano da parte dell’agenzia delle Entrate.
In conseguenza a ciò tutte le software house hanno dovuto implementare, all’interno delle proprie procedure, uno specifico diagnostico “autoprodotto” in grado di effettuare almeno i principali controlli contenuti nel citato documento “Xml+dati+fattura.xls” e che dovrà sopperire all’assenza dei controlli Sogei.
L’utente dovrà correggere le anomalie segnalate da tale diagnostico prima di effettuare la trasmissione telematica del file Xml.

Va comunque precisato che le tipologie di errori sono principalmente di due tipi:
■quelle che determinano una non rispondenza del file Xml allo schema e che vengono rilevati già in fase di generazione del file Xml. Per visualizzare questi errori alcuni software integrano un “parser” che permette di mostrare a video gli errori di validazione, ma la lettura degli esiti risulta in molti casi poco intuitiva. In presenza di errori di validazione non è possibile effettuare l’invio, anche se vi è una sola fattura presente nel flusso che determina l’anomalia di validazione;
■altre tipologie di errori, quali per esempio codici fiscali e partite Iva formalmente corretti, ma non presenti in anagrafe tributaria, comportano il successivo scarto in sede di accoglimento del file Xml. In questo caso l’anomalia relativa a una sola fattura del flusso può determinare, a seconda dei casi (sulla base della tipologia di errore), lo scarto dell’intera fornitura o della sola fattura interessata dall’anomalia.
Vi è poi una terza tipologia di errori, che verrà segnalata dall’agenzia delle Entrate solo dopo la scadenza del termine di trasmissione. Si tratta per esempio degli errori dovuti alla duplicazione delle fatture con gli stessi estremi. Gli operatori dovranno porre una particolare attenzione a esempio nel caso di multiattività o di più punti vendita, laddove talvolta la registrazione delle fatture attive viene effettuata senza indicare la serie della fattura (per esempio /A o /B), per cui potrebbero verificarsi casi di false segnalazioni di fattura doppia, proprio per questa dimenticanza. Non è neppure ancora chiaro come sarà gestito l’aspetto sanzionatorio in queste situazioni connesse a segnalazioni effettuate dopo la scadenza.

Flussi Xml e ricevute
A livello di flussi, va ricordato che vanno inviati almeno un file Xml per le fatture attive e almeno un file Xml per le fatture passive (come sopra illustrato, gli elementi Dte e Dtr sono alternativi).
Ciascun file inviato va firmato elettronicamente (o sigillato) con le medesime modalità già utilizzate per la comunicazione liquidazioni periodiche Iva.
La predisposizione di più file Xml (sia per le fatture attive, che per quelle passive) è necessaria quando il numero di fatture supera quello massimo consentito per ciascun file dalle specifiche tecniche o anche quando la dimensione di ciascun file Xml risulta essere superiore a quella massima prevista.
In particolare ciascun file Xml può contenere - per esempio per le fatture attive (Dte) - fino a 1.000 cessionari (clienti) e per ciascun cessionario fino a 1.000 fatture. Questo significa, di fatto, che per determinare la “capienza” di ciascun file Xml si deve far riferimento al numero di cessionari (clienti), il tutto chiaramente riferito al semestre di invio. Le stesse regole valgono, chiaramente, anche per le fatture passive (Dtr).
Per quanto riguarda le Ricevute, valgono le medesime regole già conosciute per la comunicazione liquidazioni periodiche Iva, quindi avremo un file di ricevuta per ciascun file Xml di fatture (attive o passive) inviato, con l’eventuale indicazione della singola fattura contenuta nel file Xml nel caso di segnalazioni di incongruenza relative a una singola fattura.

Le insidie
Siamo in presenza di un adempimento apparentemente semplice, ma che può diventare davvero complesso per effetto della mole dei dati da trasmettere.
L’aspetto più controverso è sicuramente quello delle incongruenze, laddove:
■da una parte non abbiamo la possibilità di effettuare controlli preventivi e di “bonifica” della base dati delle partite Iva e dei codici fiscali realmente esistenti in anagrafe tributaria;
■dall’altra l’errore relativo a una sola fattura comporta, quasi sempre, lo scarto dell’intera fornitura.
Poi c’è l’aspetto sanzionatorio, su cui non entriamo in questa sede che vogliamo mantenere esclusivamente tecnica, ma che è sicuramente da prendere in considerazione in quanto fa puntamento anch’esso alla singola fattura, mentre probabilmente andrebbero adottate delle “tolleranze” sul numero delle fatture e sugli importi.
Come AssoSoftware, in qualità di controparte esclusivamente tecnica interessata al buon esito dell’adempimento, segnaliamo queste criticità mettendo a disposizione di tutte le parti la nostra esperienza informatica.

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