Dichiarazioni e adempimenti

Spesometro al test dei dati da trasmettere

di Fabio Giordano, comitato tecnico AssoSoftware

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FContenuto esclusivo QdF

Non vi è alcun dubbio che per l’agenzia delle Entrate la ricezione delle informazioni contenute nell’invio Dati Fatture sia un obiettivo strategico ed essenziale, finalizzato alla creazione di una nuova banca dati, costantemente aggiornata direttamente dai contribuenti, da utilizzare per attività di controllo sempre più efficaci.
D’altra parte ce ne eravamo già accorti lo scorso mese di luglio, appena un mese dopo la scadenza del termine per l’invio del modello «Comunicazione liquidazioni periodiche Iva», allorquando ad alcuni contribuenti è stata recapitata una lettera con cui l’AdE segnava la non corrispondenza dei dati della liquidazione con i versamenti effettuati con il modello F24 e invitava i contribuenti a verificare i pagamenti effettuati e a correggere gli eventuali errori.
Un obiettivo così importante che, al fine di garantire il buon esito dell’operazione, a partire dalla metà del mese di luglio l’AdE, con i suoi funzionari, ha attivato - in collaborazione con AssoSoftware - una serie di attività di riscontro direttamente con le principali software house italiane circa lo stato dell’arte della realizzazione delle procedure informatiche deputate a effettuare l’invio telematico dei Dati Fatture.
Un confronto tuttora in corso, che si è svolto grazie a una serie di incontri in web conference organizzati con cadenza settimanale, nel corso dei quali i funzionari dell’AdE e della Sogei si sono confrontati con i tecnici di ciascuna delle software house inserite da AssoSoftware in un apposito panel.
Uno scambio rilevante di informazioni circa le difficoltà tecniche e operative che i tecnici stavano (e stanno ancora) via via riscontrando in fase di predisposizione delle procedure. Con particolare attenzione ai tempi di realizzazione e a quegli ostacoli che avrebbero potuto ritardare la consegna delle procedure agli utenti finali, ossia alle aziende, ai commercialisti e consulenti fiscali e alle associazioni di categoria che li assistono.
Questo confronto ha portato fra le altre cose, oltre ai necessari allineamenti tecnici, anche alla pubblicazione di numerose nuove FAQ ufficiali che sono state via via integrate e che hanno permesso di dirimere tutti quei dubbi che avevano inizialmente reso particolarmente difficoltoso l’adempimento. Tali Faq possono essere consultate on-line sul sito delle Entrate .

Non possiamo, quindi, che ringraziare della loro disponibilità i funzionari dell’AdE di Sogei che si sono preoccupati del buon esito dell’operazione anche in relazione a aspetti più tecnici, molto spesso non presi nella giusta considerazione anche in relazione ad adempimenti in cui tali aspetti rivestono un ruolo fondamentale.
Alcune considerazioni
Siamo in presenza di un adempimento semplice solo in apparenza.
Alcune scelte tecnologiche adottate dall’AdE e da Sogei, che hanno consentito a quest’ultima (giustamente) di riutilizzare in accoglienza dei flussi una parte dei sistemi già disponibili, hanno richiesto sicuramente una particolare attenzione da parte degli operatori. I principali problemi si stanno comunque risolvendo; rimarranno da fare poi alcuni affinamenti che si potranno e dovranno apportare anche successivamente, dopo i primi invii, soprattutto in ambito ricevute e scarti.
L’aspetto più controverso è sicuramente quello degli scarti per errori, laddove non è stato possibile effettuare i necessari controlli relativi alle incongruenze in quanto:
■ da una parte non vi è la possibilità di effettuare controlli preventivi e di “bonifica” della base dati delle Partite Iva e dei Codici Fiscali realmente esistenti in anagrafe tributaria;
■ dall’altra l’errore relativo a una sola fattura comporta, quasi sempre, lo scarto dell’intera fornitura.
Circa la “bonifica” della base dati va segnalato che è stato reso disponibile ad alcuni grandi gestori che emettono un numero molto rilevante di fatture, l’accesso a un sistema di Sogei di verifica preventiva dei codici fiscali realmente esistenti in anagrafe tributaria. Si tratta tuttavia di un sistema che non è in grado di controllare la partite Iva, ma verifica esclusivamente il codice fiscale, per cui la sua utilità è di fatto marginale per le aziende, mentre risulta sicuramente utile a tutti quegli operatori che emettono fatture nei confronti dei privati. Tale sistema è comunque al momento “riservato” e non è utilizzabile da tutti i contribuenti.
Non meno importante è l’aspetto ricevute, che al momento risulta gestito con modalità del tutto simili a quelle della liquidazione Iva.
Come AssoSoftware, siamo sicuramente soddisfatti delle attività che abbiamo svolto, con un ruolo di coordinamento e che riteniamo abbiano portato a un migliore confronto e una corretta consapevolezza in tutte le aziende associate.
Grazie a queste attività è stato possibile predisporre le procedure informatiche, che sono per lo più già disponibili o in corso di rilascio da parte delle software house. Ciò non significa che i tempi tecnici per l’invio da parte degli operatori siano sufficienti soprattutto in relazione ai problemi già segnalati sulla bonifica dei dati e per l’aspetto organizzativo che coinvolge molte aziende medio piccole che, pur avendo un sistema software gestionale, si servono per l’invio dei dati dei propri professionisti. A questo proposito la proroga al 28 settembre annunciata dal comunicato stampa del Mef è sicuramente una boccata d’ossigeno che tuttavia non soddisfa a pieno gli operatori che si attendevano un termine più ampio.
Assosoftware, per agevolare le attività di controllo e invio dei flussi Dati Fatture, ha anche predisposto un apposito servizio software erogato da Software Hub System Srl, la società del sistema associativo che fornisce da diversi anni assistenza e strumenti per lo sviluppo e l’integrazione dell’invio elettronico B2B e la conservazione digitale dei documenti.
Tale servizio, integrabile all’interno dei propri sistemi software gestionali, è disponibile per tutti i produttori di software associati e non, che vogliono automatizzare tali processi.
Nel prosieguo abbiamo riportato alcuni passaggi già proposti in precedenti nostri articoli, in relazione a quei punti che riteniamo particolarmente importanti e che quindi meritano di essere ricordati.


I dati da trasmettere: particolarità

In premessa va ricordato che occorre trasmettere, esclusivamente in modo analitico, soltanto i dati delle fatture e non gli altri documenti Iva, quali per esempio le schede carburanti. Per ciascuna fattura i dati da indicare sono quelli anagrafici del cliente e del fornitore (denominazione, indirizzo, ecc…, con alcune semplificazioni introdotte dalla Risoluzione 87/E/2017) ed eventualmente quelli del rappresentante fiscale o della stabile organizzazione (se presenti in fattura) e del riepilogo Iva distinti per aliquota ovvero per titolo di non imponibilità, esenzione, o fuori ambito Iva.
Non vanno invece comunicati i dati del corpo della fattura (in pratica i righi degli articoli), in quanto questo adempimento ha esclusivamente finalità di costituzione della base dati per le attività di controllo, per cui all’AdE è sufficiente il riepilogo Iva.
Coloro che desiderano approfondire la tematica possono consultare il documento «XML+dati+fattura.xls» presente sul sito internet dell’Agenzia delle entrate, al link:
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/strumenti/specifiche+tecniche/specifiche+tecniche+comunicazioni/fatture+e+corrispettivi+st
Già da una prima lettura di tale documento, in cui sono descritti i 173 elementi da compilare contenuti all’interno di quattro macro-blocchi di colore blu, è possibile fare subito due considerazioni:
■ i blocchi DTE (fatture emesse), DTR (fatture ricevute) e ANN (annullamento) sono alternativi, per cui è evidente che dovremo trasmettere almeno un file per le fatture emesse e uno distinto per le fatture ricevute;
■ i controlli ivi previsti, che verranno effettuati in sede di accoglimento, prevedono quasi sempre che la presenza di incongruenze (anche una sola in riferimento a una sola fattura) comporti lo scarto dell’intera fornitura, per cui è essenziale produrre già da subito dei file senza errori.


Le incongruenze
La verifica e la gestione delle incongruenze rappresenta sicuramente l’attività più gravosa dell’adempimento e che ha messo a dura prova le capacità dei tecnici delle software house. Peraltro, a differenza di tutti gli altri adempimenti dell’Agenzia delle entrate, non è previsto il rilascio da parte dell’AdE dei Controlli Sogei, né in versione installabile, né integrabile con le procedure delle software house.
Esiste tuttavia una modalità di controllo (esclusivamente web!) accessibile dal portale «Fatture e Corrispettivi», che consente di controllare preventivamente un file XML per volta, ma il suo utilizzo è possibile solo per le aziende con un numero non particolarmente elevato di fatture attive e passive (contenute in pochi file XML), ma è improponibile per gli studi professionali e per le associazioni che assistono i propri clienti in questo adempimento.
In conseguenza a ciò molte software house hanno implementato, all’interno delle proprie procedure, uno specifico diagnostico “autoprodotto” in grado di effettuare almeno i principali controlli contenuti nel citato documento «XML+dati+fattura.xls», che dovrà sopperire all’assenza dei Controlli Sogei.
L’utente dovrà correggere le anomalie segnalate da tale diagnostico prima di effettuare la trasmissione telematica del file XML.
Va comunque precisato che le tipologie di errori sono principalmente di due tipi:


■ quelle che determinano una non rispondenza del file XML allo schema e che vengono rilevati già in fase di generazione del file XML. In presenza di errori di validazione non è possibile effettuare l’invio, anche se vi è una sola fattura presente nel flusso che determina l’anomalia di validazione;


■ quelle che riguardano singoli campi anagrafici, ad esempio codici fiscali e partite Iva formalmente corretti, ma che non sono presenti in anagrafe tributaria. In questo caso l’anomalia relativa a una sola fattura del flusso può determinare, a seconda dei casi (sulla base della tipologia di errore), lo scarto dell’intera fornitura o della sola fattura interessata dall’anomalia.
Vi è poi una terza tipologia di errori, che verrà segnalata dall’AdE solo dopo la scadenza del termine di trasmissione. Si tratta ad esempio degli errori dovuti alla duplicazione delle fatture con gli stessi estremi. Ciò si può verificare sia nel caso di invio di file contenenti le stesse fatture (i file devono essere però non identici, in quanto i file identici vengono immediatamente scartati), sia nel caso di multiattività o di più punti vendita, laddove talvolta la registrazione delle fatture attive viene effettuata senza indicare la serie della fattura (ad esempio /A o /B), per cui potrebbero verificarsi casi di false segnalazioni di fattura doppia, proprio per questa dimenticanza. Peraltro non è ancora chiaro come sarà gestito l’aspetto sanzionatorio in queste situazioni connesse a segnalazioni effettuate dall’AdE dopo la scadenza.


Flussi XML e Ricevute
A livello di flussi, va ricordato che vanno inviati almeno un file XML per le fatture attive e almeno un file XML per le fatture passive (come sopra illustrato, gli elementi DTE e DTR sono alternativi).
Ciascun file inviato va firmato elettronicamente (o sigillato) con le medesime modalità già utilizzate per la Comunicazione Liquidazioni Periodiche IVA.
La predisposizione di più file XML (sia per le fatture attive, che per quelle passive) è necessaria quando il numero di fatture supera quello massimo consentito per ciascun file dalle specifiche tecniche o anche quando la dimensione di ciascun file XML risulta essere superiore a quella massima prevista.
In particolare ciascun file XML può contenere – per esempio per le fatture attive (DTE) - fino a 1.000 cessionari (clienti) e per ciascun cessionario fino a 1.000 fatture. Questo significa, di fatto, che per determinare la “capienza” di ciascun file XML si deve far riferimento al numero di cessionari (clienti), il tutto chiaramente riferito al semestre di invio. Le stesse regole valgono, chiaramente, anche per le fatture passive (DTR).
Per quanto riguarda le Ricevute, valgono le medesime regole già conosciute per la Comunicazione liquidazioni periodiche Iva, quindi avremo un file di ricevuta per ciascun file XML di fatture (attive o passive) inviato, con l’eventuale indicazione della singola fattura contenuta nel file XML nel caso di segnalazioni di incongruenza relative a una singola fattura.

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